NUMÉRO D'ANNONCE: EO#2024/01
POSITION: Adjoint administratif (1 poste)
DATE D'OUVERTURE: 4 juillet 2024
DATE DE CLÔTURE: 12 juin 2024
HEURES DE TRAVAIL: Temps plein, 40 heures/semaine
DURÉE: Un an renouvelable
L'Université Internationale de Grand-Bassam en Côte d'Ivoire recherche un candidat pour pourvoir
le poste d'adjoint administratif.
PROFIL IUGB
L'Université Internationale de Grand-Bassam (IUGB) est une institution privée financée par l'État.
institution, qui propose un programme américain en anglais. Il a ouvert ses portes en 2005 et, par le
signature du décret 2007-499 le 16 mai 2007, a été formellement accréditée en tant qu'université au sein
le système d’enseignement supérieur de Côte d’Ivoire. Conçu comme un centre régional d'excellence en
Enseignement supérieur en Afrique, la mission de l'IUGB est de fournir des services d'enseignement supérieur internationalement reconnus.
l'éducation grâce à un enseignement en anglais amélioré par la technologie dans des domaines essentiels pour
développement régional, réussite internationale et apprentissage tout au long de la vie.
Résumé du poste
L'Université Internationale de Grand-Bassam recherche un Assistant Administratif pour
Assister le bureau exécutif (bureau du président et le prévôt et vice-président pour
Bureau des affaires académiques (Provost/VPAA). Le poste relèvera du Provost et du Vice
Président des Affaires Académiques.
Description de l'emploi
L'adjoint administratif est un membre du personnel à temps plein au sein du Cabinet du Président.
et le Cabinet du Prévôt/VPAA du Campus de l'IUGB à Grand Bassam, en tant que membre d'un
équipe de soutien collaborative. Le poste est chargé de fournir une grande variété de
un soutien administratif, s'il y a lieu et si nécessaire, pour garantir que les services et les fonctions du
les bureaux sont exercés de manière efficace et professionnelle en liaison avec la Direction
Adjoint du président et du gestionnaire de projets du Cabinet du Provost/VPAA. Le
L'adjoint administratif se concentre spécifiquement sur la fourniture d'un service à la clientèle de première ligne pour le
deux bureaux grâce à la gestion du téléphone du bureau et des invités ; effectuer des tâches administratives;
superviser le calendrier du Président en termes de nominations et de réunions ; et aider
dans la coordination de divers événements spéciaux.
Fonctions essentielles
- Fournit un soutien administratif au Bureau du Président et au Bureau du
Provost/VPAA, y compris la saisie, le classement, le travail téléphonique, la saisie de données, la gestion de bases de données,
planifier des réunions, organiser des dossiers, commander des fournitures de bureau et maintenir suffisamment
quantités pour les besoins de la division. - Gérer le calendrier du président en liaison avec l'adjointe exécutive du président
et faire preuve de jugement indépendant si nécessaire pour prioriser les demandes de réunion, prendre les mesures appropriées
références à la direction académique et résoudre les conflits d’horaire. - Collaborer avec les autres membres du personnel et travailler en étroite collaboration avec les bureaux du Vice
Présidents et administrateurs supérieurs pour coordonner les réunions. À l'avance, fournissez
informations pour réviser et organiser le matériel qui sera nécessaire pour chaque jour
calendrier. - Fournir un excellent service à la clientèle de première ligne pour la Suite du Président. Accueillir les invités et
répondre de manière appropriée aux appels et aux questions internes et externes posés par les invités. - Organiser, conserver et mettre à jour tous les fichiers du bureau, selon les besoins, pour une référence et un
fonctionnement du bureau. - Partager la responsabilité de coordonner et de diriger l’emploi des étudiants en alternance
devoirs.
Connaissances, compétences et aptitudes - Capacité à organiser des documents, des données et des projets ;
- Capacité à communiquer professionnellement sous forme orale et écrite en anglais et
Français; - Expérience dans la tenue et la préparation de dossiers, la rédaction de procès-verbaux et d'ordres du jour ;
- Capacité à maintenir une stricte confidentialité ;
- Connaissance pour planifier des réunions/rendez-vous, maintenir plusieurs calendriers
systèmes et maintenir/mettre à jour les carnets d'adresses ; - Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, y compris la capacité d'établir des priorités
flux de travail et coordination des activités ; - Compétences en usage professionnel du téléphone et d'Internet ;
- Capacité à effectuer plusieurs tâches, notamment répondre et diriger des demandes téléphoniques,
télécopie, courrier électronique et demandes sans rendez-vous, fonctionnement du système de communication et utilisation d'un casque
et systèmes radio; - Maîtrise de Microsoft Office, du courrier électronique, d'Internet et d'autres logiciels pertinents ;
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, y compris la capacité d'établir des priorités
flux de travail et coordonner les activités. - Compétences pour résoudre de manière indépendante les problèmes liés à divers inter-bureaux et étudiants
préoccupations. - Capacité à fournir un service client de haute qualité et à accueillir professionnellement les visiteurs et
invités; - Capacité à utiliser du matériel de bureau standard ainsi qu'à commander et entretenir le bureau
fournitures.
Qualifications
Diplôme d'associé en administration, commerce, ressources humaines, communication ou autre
autre domaine connexe, plus trois (3) années d'expérience connexe ou une combinaison équivalente de
éducation et expérience.
SOUMETTRE LA DEMANDE À :
Université internationale de Grand-
Bassam
Bureau des ressources humaines
À l'attention du responsable des ressources humaines
BP 564, Grand-Bassam, Côte d'Ivoire
Fax : +225-21.30.34.83
Ou par email à : [email protected]
POINT DE CONTACT
Université internationale de Grand-
Bassam
Bureau des ressources humaines
Tél : +225-21.30.36.40 / 21.30.34.57
Fax : +225-21.30.34.83
Avis important : les candidats DOIVENT soumettre un curriculum vitae à jour et une lettre de motivation. Des copies des deux
les documents de formation et l’expérience professionnelle doivent être joints à votre candidature. Lors de la soumission
votre candidature par e-mail, veuillez toujours commencer la ligne d'objet par l'annonce de poste vacant
numéro suivi du titre du poste. Ex : EO#2024/01, Adjoint administratif.