NÚMERO DE ANUNCIO: EO#2024/01
POSICIÓN: Asistente Administrativo (1 puesto)
FECHA DE APERTURA: 4 de julio de 2024
FECHA DE CIERRE: 12 de junio de 2024
HORAS LABORALES: Jornada completa, 40 horas/semana
DURACIÓN: Un año renovable
La Universidad Internacional de Grand-Bassam en Costa de Marfil busca un candidato para cubrir
el cargo de Asistente Administrativo.
PERFIL IUGB
La Universidad Internacional de Grand-Bassam (IUGB) es una institución privada con asistencia pública.
institución, que ofrece un plan de estudios americano en inglés. Se inauguró en 2005 y, por
firma del Decreto 2007-499 el 16 de mayo de 2007, fue acreditada formalmente como Universidad dentro
el sistema de educación superior de Costa de Marfil. Concebido como un Centro Regional de Excelencia en
Educación Superior en África, la misión de la IUGB es proporcionar educación superior reconocida internacionalmente.
educación a través de instrucción en inglés mejorada con tecnología en campos críticos para
desarrollo regional, éxito internacional y aprendizaje permanente.
Resumen de posición
La Universidad Internacional de Grand-Bassam busca un asistente administrativo para
Asistir a la Oficina Ejecutiva (Oficina del Presidente y el Rector y Vicepresidente de
Oficina de Asuntos Académicos (Rector/VPAA). El cargo reportará al Rector y Vicerrector.
Presidente de Asuntos Académicos.
Descripción del trabajo
El Asistente Administrativo es un miembro del personal de tiempo completo dentro de la Oficina del Presidente.
y la Oficina del Rector/VPAA en el campus de IUGB en Grand Bassam, como miembro de un
equipo de personal de apoyo colaborativo. El puesto es responsable de proporcionar una amplia variedad de
apoyo administrativo, según sea apropiado y necesario, para garantizar que los servicios y funciones del
Las oficinas se llevan a cabo de manera eficiente y profesional en enlace con el Ejecutivo.
Asistente del Presidente y Gerente de Proyectos de la Oficina del Rector/VPAA. El
Asistente administrativo tiene un enfoque específico en brindar servicio al cliente de primera línea para el
dos Oficinas mediante la gestión del teléfono de la oficina y de los invitados; realizar tareas administrativas;
supervisar el calendario del Presidente en materia de nombramientos y reuniones; y ayudando
en la coordinación de diversos eventos especiales.
Funciones esenciales
- Brinda apoyo administrativo a la Oficina del Presidente y a la Oficina del
Provost/VPAA, que incluye mecanografía, archivo, trabajo telefónico, entrada de datos, gestión de bases de datos,
programación de reuniones, organización de archivos, pedido de suministros de oficina y mantenimiento de una amplia
cantidades para las necesidades divisionales. - Gestionar el calendario del Presidente en enlace con el Asistente Ejecutivo del Presidente
y utilizar el criterio independiente según sea necesario para priorizar las solicitudes de reuniones, tomar decisiones apropiadas
referencias al liderazgo académico y resolver conflictos de programación. - Colaborar con otros miembros del personal y trabajar en estrecha colaboración con las oficinas de Vice
Presidentes y altos administradores para coordinar reuniones. De antemano, proporcione información relevante
información para revisar y organizar los materiales que serán necesarios para el día a día.
cronograma. - Brindar un excelente servicio de atención al cliente de primera línea para la Suite Presidencial. Saludar a los invitados y
Responder adecuadamente a las llamadas y preguntas internas y externas planteadas por los huéspedes. - Organizar, mantener y actualizar todos los archivos de Office, según sea necesario para una referencia eficiente y
funcionamiento de la oficina. - Compartir la responsabilidad de coordinar y dirigir el empleo de estudiantes en trabajo-estudio.
deberes.
Conocimientos, habilidades y habilidades - Capacidad para organizar documentos, datos y proyectos;
- Capacidad para comunicarse profesionalmente en formato oral y escrito tanto en inglés como en
Francés; - Experiencia en mantener y preparar registros, tomar actas/agenda;
- Capacidad para mantener una estricta confidencialidad;
- Conocimiento para programar reuniones/citas, mantener múltiples calendarios.
sistemas y mantener/actualizar libretas de direcciones; - Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo, incluida la capacidad de priorizar
flujo de trabajo y coordinar actividades; - Habilidades en el uso profesional del teléfono e Internet;
- Capacidad para realizar múltiples tareas, incluyendo responder y dirigir solicitudes telefónicas,
envío de faxes, correo electrónico y solicitudes sin cita previa, funcionamiento del sistema de comunicación y uso de auriculares
y sistemas de radio; - Dominio de Microsoft Office, correo electrónico, Internet y otro software relevante;
- Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo, incluida la capacidad de priorizar
flujo de trabajo y coordinar actividades. - Habilidades para abordar de forma independiente problemas relacionados con diversas funciones entre oficinas y estudiantes.
preocupaciones. - Capacidad para brindar un servicio al cliente de alta calidad y saludar profesionalmente a los visitantes y
huéspedes; - Capacidad para operar equipos de oficina estándar, así como para ordenar y mantener la oficina.
suministros.
Calificaciones
Grado asociado en Administración, Negocios, Recursos Humanos, Comunicación o cualquier
otro campo relacionado, más tres (3) años de experiencia relacionada o una combinación equivalente de
Educación y experiencia.
ENVIAR SOLICITUD A:
Universidad Internacional de Gran-
bajo
Oficina de Recursos Humanos
Atención: Gerente de Recursos Humanos
BP 564, Grand-Bassam, Costa de Marfil
Fax: +225-21.30.34.83
O por correo electrónico a: [email protected]
PUNTO DE CONTACTO
Universidad Internacional de Gran-
bajo
Oficina de Recursos Humanos
Teléfono: +225-21.30.36.40 / 21.30.34.57
Fax: +225-21.30.34.83
Aviso importante: los solicitantes DEBEN presentar un currículum actualizado y una carta de presentación. Copias de ambos
Los documentos educativos y la experiencia laboral deben adjuntarse a su solicitud. Al enviar
su solicitud por correo electrónico, siempre comience la línea de asunto con el anuncio de vacante
número seguido del título del puesto. Ej: EO#2024/01, Asistente Administrativo.