ANKÜNDIGUNGSNUMMERArtikelnummer: AF#2024/02
POSITION: Verwaltungs- und Finanzassistent (1 Stelle)
ERÖFFNUNGSDATUM: 4. Juli 2024
Anmeldeschluss: 12. Juli 2024
ARBEITSZEITEN: Vollzeit, 40 Stunden/Woche
DAUER: Ein Jahr verlängerbar
Die Internationale Universität von Grand-Bassam in der Elfenbeinküste sucht einen Kandidaten für
die Stelle eines Verwaltungs- und Finanzassistenten.
IUGB-PROFIL
Die Internationale Universität von Grand-Bassam (IUGB) ist eine private, öffentlich geförderte
Institution, die einen amerikanischen Lehrplan in Englisch anbietet. Sie wurde 2005 eröffnet und
Unterzeichnung des Dekrets 2007-499 am 16. Mai 2007 wurde offiziell als Universität akkreditiert innerhalb
das Hochschulsystem der Elfenbeinküste. Als regionales Exzellenzzentrum in
Hochschulbildung in Afrika, die Mission der IUGB ist es, international anerkannte Hochschulbildung anzubieten
Bildung durch technologiegestützten Englischunterricht in Bereichen, die für
regionale Entwicklung, internationaler Erfolg und lebenslanges Lernen.
Zusammenfassung der Position
Die Internationale Universität von Grand-Bassam sucht einen Verwaltungs- und Finanz
Assistent. Die Stelle ist dem Direktor für Verwaltung und Finanzen unterstellt.
Stellenbeschreibung
Der Verwaltungs- und Finanzassistent unterstützt unsere Verwaltung und Finanzen
Abteilung durch die Erstellung klarer, prägnanter und präziser schriftlicher Inhalte. Als Assistent/in
Zu den Aufgaben gehören das Verfassen von Berichten, Memos und anderen finanziellen und administrativen
Dokumente sowie eine gründliche Überwachung der Budgetausführungen. Er/Sie sollte über eine
gute Schreibfähigkeiten und ein Verständnis der Finanzterminologie. Der Stelleninhaber ist ein Vollzeit-
Zeitarbeitnehmerin im Büro für Verwaltung und Finanzen.
Wesentliche Funktionen
 Erstellen Sie gut strukturierte Berichte, Memos und andere schriftliche Materialien im Zusammenhang mit Finanz
Operationen.
 Überprüfen und bearbeiten Sie Finanzinhalte auf Richtigkeit, Klarheit und Konsistenz
 Arbeiten Sie eng mit Finanzfachleuten zusammen und stellen Sie sicher, dass die schriftlichen Unterlagen mit
Abteilungsziele.
 Sammeln Sie relevante Informationen von Abteilungseinheiten für Finanzberichte.
 Organisieren und pflegen Sie Aufzeichnungen der Finanzkommunikation.
 Befolgen Sie beim Verfassen von Finanzinhalten die Unternehmensrichtlinien und Stilstandards.
 Führen Sie eine monatliche Nachverfolgung der Budgetausführung aller Abteilungen durch
 Protokollieren von Besprechungen
 Telefonkommunikation verwalten

 Verwaltung gewerblicher Mietverträge und Versicherungen
 Rechnungen ausstellen und Angebote bearbeiten
 Verwalten Sie die Agenda des Direktors
Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten
 Besitzen Sie gute Schreibfähigkeiten durch ausgezeichnete Beherrschung der Grammatik, Rechtschreibung und
Interpunktion.
 Machen Sie sich mit der Terminologie und den Konzepten des Finanzwesens vertraut.
 Fehler und Unstimmigkeiten im schriftlichen Inhalt erkennen können.
 Effizientes Management von Fristen und Priorisierung von Aufgaben.
 Gute Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams
 Fähigkeit, Dokumente, Daten und Projekte zu organisieren;
 Fähigkeit zur professionellen mündlichen und schriftlichen Kommunikation sowohl auf Englisch als auch
Französisch;
 Erfahrung in der Führung und Vorbereitung von Aufzeichnungen, Protokollierung/Tagesordnung;
 Fähigkeit, strikte Vertraulichkeit zu wahren;
 Kenntnisse zur Planung von Besprechungen/Terminen, Pflege mehrerer Kalender
Systeme und Pflege/Aktualisierung von Adressbüchern;
 Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
Arbeitsablauf und Koordinierung von Aktivitäten;
 Fähigkeiten im professionellen Umgang mit Telefon und Internet;
 Fähigkeit zur Durchführung mehrerer Aufgaben, einschließlich der Beantwortung und Weiterleitung telefonischer Anfragen,
E-Mail und Walk-in-Anfragen, Bedienung des Kommunikationssystems und Verwendung von Headset und
Funksysteme;
Qualifikationen
Bachelor-Abschluss, vorzugsweise in Audit und Kontrollen, mit vorzugsweise 3 Jahren Erfahrung in
Büroleitung/-assistenz.

ANTRAG EINREICHEN AN:
Internationale Universität von Grand-
Bassam
Personalabteilung
Achtung: Personalmanager
BP 564, Grand-Bassam, Elfenbeinküste
Fax: +225-21.30.34.83
Oder per E-Mail an: [email protected]

Ansprechpartner
Internationale Universität von Grand-
Bassam
Personalabteilung
Tel: +225-21.30.36.40 / 21.30.34.57
Fax: +225-21.30.34.83

Wichtiger Hinweis: Bewerber MÜSSEN einen aktuellen Lebenslauf und ein Anschreiben einreichen. Kopien beider
Ihrer Bewerbung müssen Bildungsnachweise und Berufserfahrungen beigefügt werden. Bei der Einreichung
Ihre Bewerbung per E-Mail, beginnen Sie die Betreffzeile bitte immer mit der Stellenausschreibung
Nummer gefolgt von der Stellenbezeichnung. Beispiel: AF#2024/02, Verwaltungs- und Finanzassistent.