ANKÜNDIGUNGSNUMMERArtikelnummer: EO#2024/01
POSITION: Verwaltungsassistent (1 Stelle)
ERÖFFNUNGSDATUM: 4. Juli 2024
Anmeldeschluss: 12. Juni 2024
ARBEITSZEITEN: Vollzeit, 40 Stunden/Woche
DAUER: Ein Jahr verlängerbar
Die Internationale Universität von Grand-Bassam in der Elfenbeinküste sucht einen Kandidaten für
die Stelle eines Verwaltungsassistenten.
IUGB-PROFIL
Die Internationale Universität von Grand-Bassam (IUGB) ist eine private, öffentlich geförderte
Institution, die einen amerikanischen Lehrplan in Englisch anbietet. Sie wurde 2005 eröffnet und
Unterzeichnung des Dekrets 2007-499 am 16. Mai 2007 wurde offiziell als Universität akkreditiert innerhalb
das Hochschulsystem der Elfenbeinküste. Als regionales Exzellenzzentrum in
Hochschulbildung in Afrika, die Mission der IUGB ist es, international anerkannte Hochschulbildung anzubieten
Bildung durch technologiegestützten Englischunterricht in Bereichen, die für
regionale Entwicklung, internationaler Erfolg und lebenslanges Lernen.
Zusammenfassung der Position
Die Internationale Universität von Grand-Bassam sucht einen Verwaltungsassistenten für
Unterstützung des Exekutivbüros (Büro des Präsidenten und des Provost und Vizepräsidenten für
Büro für akademische Angelegenheiten (Provost/VPAA). Die Stelle wird dem Provost und dem Vize unterstellt sein.
Präsident für akademische Angelegenheiten.
Stellenbeschreibung
Der Verwaltungsassistent ist ein Vollzeitmitarbeiter im Büro des Präsidenten
und das Büro des Provost/VPAA auf dem IUGB-Campus in Grand Bassam, als Mitglied einer
kooperatives Support-Team. Die Position ist verantwortlich für die Bereitstellung einer Vielzahl von
Bürounterstützung, soweit angemessen und notwendig, um sicherzustellen, dass die Dienste und Funktionen des
Die Aufgaben der Ämter werden in effizienter und professioneller Weise in Abstimmung mit der Exekutive wahrgenommen.
Assistent des Präsidenten und Projektleiter des Büros des Provost/VPAA. Der
Der Verwaltungsassistent konzentriert sich speziell auf die Bereitstellung von Front-Line-Kundenservice für die
zwei Büros durch Verwaltung des Bürotelefons und der Gäste; Erledigung administrativer Aufgaben;
Überwachung des Terminkalenders des Präsidenten im Hinblick auf Ernennungen und Sitzungen; und Unterstützung
bei der Koordination verschiedener Sonderveranstaltungen.

Wesentliche Funktionen

• Bietet administrative Unterstützung für das Büro des Präsidenten und das Büro des
  Provost/VPAA, einschließlich Tippen, Ablage, Telefonarbeit, Dateneingabe, Datenbankverwaltung,
  Terminplanung, Organisation von Dateien, Bestellung von Büromaterial und Pflege ausreichender
  Mengen für den Abteilungsbedarf.
• Verwalten Sie den Kalender des Präsidenten in Abstimmung mit dem Exekutivassistenten des Präsidenten
  und nutzen Sie bei Bedarf Ihr unabhängiges Urteilsvermögen, um Besprechungsanfragen zu priorisieren, geeignete
  Überweisungen an die akademische Leitung und Lösung von Terminkonflikten.
• Arbeiten Sie mit anderen Mitarbeitern zusammen und kooperieren Sie eng mit den Büros der Vizekanzlei
  Präsidenten und leitende Verwaltungsangestellte koordinieren die Sitzungen. Informieren Sie im Voraus über relevante
  Informationen zur Überprüfung und Organisation von Materialien, die für jeden Tag benötigt werden
  Zeitplan.
• Bieten Sie exzellenten Kundenservice für die Präsidentensuite. Begrüßen Sie Gäste und
  Reagieren Sie angemessen auf interne und externe Anrufe und Fragen der Gäste.
• Organisieren, pflegen und aktualisieren Sie alle Office-Dateien nach Bedarf für eine effiziente Referenz und
  Betrieb des Büros.
• Mitverantwortung für die Koordinierung und Leitung der Beschäftigung von Studenten im Rahmen eines Werkstudentenprogramms
  Aufgaben.
  Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten
• Fähigkeit, Dokumente, Daten und Projekte zu organisieren;
• Fähigkeit zur professionellen mündlichen und schriftlichen Kommunikation sowohl auf Englisch als auch
  Französisch;
• Erfahrung in der Führung und Vorbereitung von Aufzeichnungen, Protokollierung/Tagesordnungsführung;
• Fähigkeit, strikte Vertraulichkeit zu wahren;
• Kenntnisse zur Planung von Besprechungen/Terminen, Pflege mehrerer Kalender
  Systeme und Pflege/Aktualisierung von Adressbüchern;
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
  Arbeitsablauf und Koordinierung von Aktivitäten;
• Fähigkeiten im professionellen Umgang mit Telefon und Internet;
• Fähigkeit zur Durchführung mehrerer Aufgaben, einschließlich der Beantwortung und Weiterleitung telefonischer Anfragen,
  Faxen, E-Mail und Walk-in-Anfragen, Bedienen des Kommunikationssystems und Verwenden eines Headsets
  und Funksysteme;
• Kenntnisse in Microsoft Office, E-Mail, Internet und anderer relevanter Software;
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
  Arbeitsabläufe und Aktivitäten koordinieren.
• Fähigkeiten zur eigenständigen Lösung von Problemen im Zusammenhang mit verschiedenen bürointernen und studentischen
  Anliegen.
• Fähigkeit, einen hochwertigen Kundenservice zu bieten und Besucher professionell zu begrüßen und
  Gäste;
• Fähigkeit zur Bedienung von Standardbürogeräten sowie zur Bestellung und Wartung von Bürogeräten
  Lieferungen.

Qualifikationen
Associate-Abschluss in Verwaltung, Betriebswirtschaft, Personalwesen, Kommunikation oder einem anderen
einem anderen verwandten Gebiet plus drei (3) Jahre einschlägiger Erfahrung oder eine gleichwertige Kombination aus
Ausbildung und Erfahrung.
ANTRAG EINREICHEN AN:
Internationale Universität von Grand-
Bassam
Personalabteilung
Achtung: Personalmanager
BP 564, Grand-Bassam, Elfenbeinküste
Fax: +225-21.30.34.83
Oder per E-Mail an: [email protected]

Ansprechpartner
Internationale Universität von Grand-
Bassam
Personalabteilung
Tel: +225-21.30.36.40 / 21.30.34.57
Fax: +225-21.30.34.83

Wichtiger Hinweis: Bewerber MÜSSEN einen aktuellen Lebenslauf und ein Anschreiben einreichen. Kopien beider
Ihrer Bewerbung müssen Bildungsnachweise und Berufserfahrungen beigefügt werden. Bei der Einreichung
Ihre Bewerbung per E-Mail, beginnen Sie die Betreffzeile bitte immer mit der Stellenausschreibung
Nummer gefolgt von der Stellenbezeichnung. Beispiel: EO#2024/01, Verwaltungsassistent.